Grzegorz Mrowiec

doradztwo niezależne od banków, firm leasingowych, towarzystw ubezpieczeniowych, sprzedawców maszyn


Wiele osób myśli, że księgowość to czarna magia i do tego bardzo odpowiedzialne zajęcie, na które trzeba poświęcić dużo czasu. Z tego względu decydują się na zewnętrzne firmy specjalizujące się w usługach księgowych. Ma to swoje wady i zalety. Wadą jest fakt, że trzeba za nie płacić. Zaletą, że nie trzeba na to poświęcać czasu. O ile na samo prowadzenie książki przychodów i rozchodów (czy ewidencji przychodów przy ryczałcie) potrzeba niewiele czasu, to niestety na bycie na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami podatkowymi już trochę więcej. I to jest główna zaleta zewnętrznej księgowości, pod warunkiem że przejmują na siebie ryzyko i konsekwencje ewentualnych błędów. Regułą jest bowiem, że za wszystko odpowiada podatnik.

Prowadzić książkę czy ewidencje można na papierze lub na komputerze.

Jeśli wybierzemy tradycyjną formę papierową to najlepiej zaopatrzyć się w gotowe książeczki przeznaczone na konkretne ewidencje (prawie każdy sklep papierniczy czy z artykułami biurowymi będzie takie miał w sprzedaży).

 

Jeśli wybierzemy komputer to można sobie nawet stworzyć własny „program” księgowy, np. w arkuszu kalkulacyjnym. Wystarczy, żeby spełniał warunki wymienione w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Raz w miesiącu należy jednak wydrukować takie zestawienie miesięczne wraz z podsumowaniem miesiąca (zgodnie z rozporządzeniem).

Obecnie na rynku jest też wiele programów ułatwiających samodzielne prowadzenie książki przychodów i rozchodów (oraz innych ewidencji: środków trwałych, wyposażenia, VAT). Niektóre są płatne, ale można znaleźć również darmowe. Warto dobrze poczytać fora internetowe i wypróbować kilka programów, bo późniejsza zmiana programu (po kilku miesiącach) może nie być łatwa, a przestawienie się na inny program czasochłonne.

Są też oferty banków, które do konta firmowego dorzucają darmową obsługę księgową lub zniżki na taką obsługę. Niektóre banki idą krok dalej i wręcz wiążą konto firmowe z usługami księgowymi czy różnymi innymi ułatwiającymi życie przedsiębiorcy (przynajmniej na pierwszy rzut oka). Jednak przestrzegam przed tego typu powiązaniami, z prostego powodu. Jak za rok czy dwa ten bank wprowadzi dodatkowe opłaty albo po prostu nam w czymś „podpadnie”, to będzie nam bardzo trudno przenieść się do innego. „Nie wrzucać wszystkiego do jednego worka” – ta zasada prawie zawsze się sprawdza.

 

Podsumowanie: jeśli nie planujesz mieć więcej niż kilkanaście (ew. kilkadziesiąt) dokumentów księgowych miesięcznie to polecałbym prowadzenie ewidencji samodzielnie – po nabraniu wprawy zajmuje to co najwyżej kilka-kilkanaście minut dziennie. Na początek mogę zrobić krótki instruktaż, żeby pokazać co i jak się robi. Później jedyne o czym trzeba pamiętać to żeby być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Można korzystać z fachowych portali internetowych albo zaprenumerować czasopisma tematyczne.

Jeśli tych dokumentów będzie więcej lub będziesz musiał mieć kasę fiskalną, to prawdopodobnie może się już opłacić skorzystać z biura rachunkowego lub zatrudnić księgową na część etatu.