Obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy musimy sami, tzn. urząd skarbowy tego za nas nie zrobi. Jeśli kogoś obsługuje biuro rachunkowe to raczej będzie obliczać to jakiś program komputerowy. Niemniej jednak warto wiedzieć jak to obliczać, bo to na nas ciąży obowiązek prawidłowych wyliczeń.
Zacznijmy od obliczania zaliczek przy opodatkowaniu wg skali podatkowej.
Przy pierwszym miesiącu działalności, a potem przy pierwszych miesiącach kolejnych lat jest trochę inaczej niż w innych miesiącach. Wynika to z tego, że odliczeń z tytułu zapłaconych składek ZUS możemy dokonywać tylko w tych miesiącach kiedy je faktycznie zapłaciliśmy. Jeśli więc za marzec składki ZUS płacimy między 1. a 10. kwietnia to odliczać możemy je w kwietniu. Po rozpoczęciu działalności pierwsze składki będą płatne w drugim miesiącu, więc za pierwszy miesiąc ich nie bierzemy pod uwagę przy wyliczeniach.
Pierwszy miesiąc – wyliczenia:
suma przychodów – suma kosztów = dochód ogółem. Dochód zaokrąglamy do pełnych złotych zgodnie z zasadami matematyki. Od tego liczymy 18% podatku i odejmujemy kwotę wolną czyli 556,02 zł. Jeśli wyjdzie więcej niż 0 to jest to podatek do zapłaty, jeśli mniej niż 0 to nie wpłacamy żadnych zaliczek.
Drugi i kolejne miesiące – wyliczenia:
suma przychodów – suma kosztów = dochód ogółem (zwracam uwagę, że bierzemy sumę przychodów z wszystkich miesięcy danego roku czyli tzw. sumę przychodów narastająco). Zaokrąglamy do pełnych złotych. Następnie ten dochód pomniejszamy o zapłacone składki ZUS społeczne (czyli dla osoby mającej preferencyjny ZUS i opłacającej ubezpieczenie chorobowe 160,78 zł – w 2014 roku) oraz o zapłaconą składkę na Fundusz Pracy (przy preferencyjnym ZUS jej nie ma). Od dochodu pomniejszonego o ZUS obliczamy ponownie 18% podatek i odejmujemy kwotę wolną 556,02 zł. Tak obliczony podatek pomniejszamy jeszcze o zapłacone i odliczalne składki zdrowotne. Płacimy 9% podstawy wymiaru, ale odliczalne jest 7,75% (czyli płatne jest w 2014 roku 270,40 zł, a odliczalne 232,85 zł). Ponownie zaokrąglamy do pełnych złotych. Jeśli wyjdzie więcej niż 0 to należy tę kwotę zapłacić do urzędu skarbowego jako zaliczkę na podatek dochodowy za odpowiedni miesiąc.
A teraz przykład na liczbach.
Działalność założona 01.02.2014 i korzystamy z preferencyjnego ZUS. W lutym suma przychodów wyniosła 2.000 zł, a koszty 3.000 zł. Dochód ogółem to -1.000 zł. Nie ma co dalej liczyć podatku, bo wiadomo, że będzie mniej niż 0 (zwrotu z tego tytułu jednak nie dostaniemy – to by było zbyt piękne).
W marcu (tylko za marzec) suma przychodów wyniosła 8.000 zł, a koszty 1.000 zł. Musimy teraz zsumować i przychody i koszty z danego roku, więc do wyliczeń przyjmiemy sumę przychodów = 10.000 zł i sumę kosztów = 4.000 zł. Nasz dochód to za te dwa miesiące 6.000 zł. Dochód ten pomniejszamy o zapłacone składki ZUS społeczne, czyli 160,78 zł. Wychodzi 5.839,22 zł. Zaokrąglamy do 5.839 zł i z tej kwoty liczymy 18% (1.051,02 zł), a potem pomniejszamy o 556,02 zł. Otrzymujemy 495,00 zł – zaokrąglać nie musimy, bo akurat wyszło równo :) Możemy jeszcze odliczyć zapłacone i odliczalne składki zdrowotne, czyli 232,85 zł. Zostaje 262,15 zł, zaokrąglamy do 262 zł i to jest nasz podatek do zapłaty.
W kwietniu (tylko za kwiecień) suma przychodów wyniosła 3.500 zł, a kosztów 5.800 zł. Znów sumujemy wszystkie tegoroczne przychody i koszty i mamy: suma przychodów 13.500 zł, a kosztów 9.800 zł. Dochód ogółem od początku roku to 5.700 zł. Dochód ten pomniejszamy o zapłacone składki ZUS społeczne, czyli 160,78 zł * 2 miesiące = 321,56 zł. Wychodzi 5.378,44 zł. Zaokrąglamy do 5.378 zł i z tego 18% = 968,04 zł. Pomniejszamy o 556,02 zł i mamy 412,02 zł. Pozostało odliczyć część składki zdrowotnej w wysokości 232,85 zł * 2 miesiące czyli 465,70 zł. Wychodzi mniej niż 0, czyli za kwiecień nie będzie podatku do zapłaty. Gdyby w sumie wyszło więcej niż 0, ale mniej niż zapłacone wcześniej 262 zł to również nie trzeba by było płacić. Po prostu co miesiąc liczy się podatek jakby łącznie od początku roku. Jeśli podatek wychodzi większy niż to co dotychczas było zapłacone to trzeba tę różnicę dopłacić. Np po obliczeniu za maj wyszłoby, że podatku od początku roku jest do zapłaty 400 zł to musielibyśmy dopłacić 400-262 (zapłacone za marzec)=138 zł.
Można sobie pomóc przy tych wyliczeniach tworząc prosty kalkulator, np. w arkuszu kalkulacyjnym albo rozpisując na dużej kartce w rubrykach żeby się nie pomylić. Można też korzystać z gotowych kalkulatorów, choć proponuję najpierw sprawdzić czy dobrze liczą – tak dla spokoju sumienia :)
Oczywiście sam posługuję się własnoręcznie wykonanym kalkulatorem do zaliczek na podatek dochodowy (w arkuszu kalkulacyjnym) i mogę taki na życzenie udostępnić.
Przy podatku liniowym jest trochę inaczej. Również obliczamy na tych samych zasadach dochód, pomniejszamy o zapłacone składki ZUS społeczne, ale podatek obliczamy jako 19% od takiego dochodu i nie odejmujemy kwoty wolnej (556,02 zł), ponieważ ona nie przysługuje. Następnie tak samo odliczamy część składki zdrowotnej.
W związku z tym przy podatku liniowym łatwiej mieć podatek do zapłaty już w pierwszych miesiącach działalności.