Grzegorz Mrowiec

doradztwo niezależne od banków, firm leasingowych, towarzystw ubezpieczeniowych, sprzedawców maszyn

 

Generalnie są dwa sposoby na użytkowanie prywatnego samochodu osobowego w firmie.

Pierwszy z nich to wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych – jednak w tym przypadku, aby korzystać z preferencji podatkowych musimy używać tego samochodu wyłącznie do celów prowadzenia działalności. Te preferencje to przede wszystkim możliwość amortyzacji samochodu, a także możliwość zaliczania wszystkich kosztów związanych z samochodem do kosztów prowadzenia działalności (kosztów uzyskania przychodów), ponieważ samochód staje się niejako „firmowy”.

Drugi sposób to użytkowanie prywatnego samochodu zarówno prywatnie jak i na cele działalności (nie wprowadzanie go do ewidencji środków trwałych). Powoduje to jednak konieczność rozgraniczenia kiedy i w jakim zakresie samochód jest używany na cele prywatne, a kiedy na firmowe. Robi się to poprzez ewidencję przebiegu pojazdu (można kupić gotowe druki do takiej ewidencji lub prowadzić ją w inny sposób, ale trzeba pamiętać o zachowaniu warunków prowadzenia takiej ewidencji zawartych w ustawie o pdof - art. 23 ust. 7).

Z ewidencji przebiegu pojazdu wynikać będą pewne ograniczenia co do uznawania wydatków związanych z samochodem jako koszty uzyskania przychodu.

Limit kosztów określa tzw. kilometrówka, czyli przemnożenie liczby przejechanych kilometrów do celów służbowych przez stawkę za kilometr (zależną od pojemności silnika: dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł; dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358 zł). Koszty związane z samochodem (np. zakup paliwa, opłaty parkingowe, składki ubezpieczenia OC, AC (tu jeszcze dodatkowe ograniczenie dla samochodów o wartości większej niż 20000 euro), części zamienne, naprawy, przeglądy, usługi serwisowe) można uznawać za koszty uzyskania przychodu tylko w części nieprzekraczającej wyliczonego dla danego miesiąca limitu. W każdym kolejnym miesiącu limit się będzie zwiększał, ale nigdy nie można go przekroczyć.

Przykład: w styczniu przejechano do celów firmowych 150 km, więc limit wydatków wynosi 150 x 0,8358 zł = 125,37 zł. Zakupiono paliwo za kwotę 200 zł. Jako koszt w styczniu można jednak uznać jedynie 125,37 zł. W lutym przejechano 250 km, więc limit wydatków narastająco wyniesie 400 x 0,8358 zł = 334,32 zł. W lutym więc możemy wliczyć do kosztów różnicę 200 – 125,37 = 74,63 zł. W marcu nie przejechaliśmy ani jednego kilometra, ale musieliśmy zapłacić ubezpieczenie w kwocie 500 zł. Rozliczyć w koszty w marcu możemy jednak jedynie 134,32 zł (limit 334,32 zł – 200 zł zaliczone już do kosztów). Pozostałą kwotę będziemy mogli zaliczyć do kosztów w kolejnych miesiącach jeśli zwiększy nam się limit.

Oczywiście wszystkie koszty muszą być udokumentowane (faktury, polisa). Ponadto wraz z rozpoczęciem nowego roku limit liczy się od nowa i nie można „przerzucać” ani kosztów ani niewykorzystanego limitu z poprzedniego roku na nowy rok. Przykład: w grudniu podliczono wszystkie miesiące i wyszło, że limit kosztów wynikający z ewidencji to 5800 zł, a koszty w ciągu roku wyniosły łącznie 5.300 zł. W styczniu kolejnego roku jednak nie można skorzystać z niewykorzystanego limitu w wysokości 500 zł. Podobnie w odwrotnej sytuacji. Limit wynikający z ewidencji wyniósł 3.500 zł, a wydatki związane z samochodem 4.400 zł. Różnica w wysokości 900 zł nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodu.

 

 

Od 1. kwietnia 2014 roku zmieniły się przepisy dotyczące odliczania VAT od samochodów.

Jeśli chodzi o samochody osobowe to nie zmieniło się na razie nic w kwestii odliczania VAT od zakupu paliwa – nadal nie można tego robić (w tej sytuacji 100% kwoty faktury brutto zaliczane jest do kosztów uzyskania przychodów o ile nie ma ograniczenia wynikającego z limitu kilometrówki przy samochodzie prywatnym). Brak możliwości odliczania VAT od paliwa do samochodów osobowych ma być zniesiony w lipcu 2015 roku, ale znając życie, ten termin zostanie po raz kolejny odroczony.

Jeśli chodzi o pozostałe koszty związane z samochodem osobowym (opłaty parkingowe, składki ubezpieczenia OC, AC (uwaga na ograniczenie dla samochodów o wartości większej niż 20000 euro), części zamienne, naprawy, przeglądy, usługi serwisowe) to zostało wprowadzone ograniczenie, że można odliczać tylko 50% podatku VAT z takich faktur. Mimo, że samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych jest uznawany za „firmowy” dla celów podatku dochodowego to już dla celów VAT z automatu fiskus uznaje, że samochód osobowy będzie wykorzystywany również do celów prywatnych. Jeśli używamy samochód wyłącznie do celów firmowych i chcemy odliczać 100% podatku VAT od kosztów związanych z samochodem osobowym to musimy zgłosić taki samochód do Urzędu Skarbowego (druk VAT-26) oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Jest ona na tyle szczegółowa, że jeśli samochód używamy często i mamy wiele różnych wyjazdów to jej prowadzenie będzie bardzo czasochłonne (choćby informacje dla każdego przemieszczenia się samochodem: stan licznika, godzina, skąd-dokąd, liczba kilometrów, itd). Codziennie taką ewidencję trzeba sporządzać i podpisywać, a na koniec miesiąca robić dodatkowo zbiorcze zestawienie ewidencji przebiegu.

Przy samochodach dostawczych i ciężarowych o DMC do 3,5 tony jeśli chcemy odliczać 100% podatku VAT, również od zakupu paliw, to należy poddać samochód dodatkowemu badaniu technicznemu pod kątem spełniania warunków ustawowych i postarać się o odpowiednią adnotację w dowodzie rejestracyjnym tego samochodu.

Dla samochodów o DMC powyżej 3,5 tony nie ma żadnych ograniczeń ani wymagań związanych z odliczaniem VAT.